Die Sache mit dem Eisberg

Das sieht jeder Eigentümer:

die Veranlassung von Instandhaltungs/Instandsetzungsmaßnahmen
das Einholen und Bearbeiten von Angeboten und Preisanfragen
die Erstellung von Ausschreibungen im Zusammenhang mit Modernisierung und Sanierung
das Erstellen von Preisspiegeln
die Beratung der Wohnungseigentümergemeinschaft in spezifischen Angelegenheiten
die Vergabe von Aufträgen an Dienstleister und Handwerksbetriebe
die Kontrolle der eingehenden Rechnungen
die Prüfung aller Belege
die Vorbereitungen im Zusammenhang mit der Eigentümerversammlung
die Durchführung und Organisation von Ortsterminen in spezifischen Angelegenheiten
Gespräche und Sitzungen mit dem Verwaltungsbeirat
Aushandeln und Abschließen von Verträgen
Führen der gesamten Korrespondenz der Wohnungseigentümergemeinschaft
Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung
Mahnwesen beim Zahlungsverzug von Hausgeld

Kaufmännische Leistungen:

die monatliche Sollstellung von Hausgeldbeträgen
das Bearbeiten von Lastschriftbuchungen
die Überwachung von Zahlungseingängen
das Mahnen und ggf. Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
die Verwaltung und Disposition von Geldmitteln auf Girokonten, Festgeld- und Sparkonten, die als offene Fremdgeldkonten mit der Gemeinschaft als Konteninhaber angelegt und geführt werden.
die vollständige Rechnungskontrolle
die Anweisung sowie das Veranlassen von Zahlungen
Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschl. Lohnbuchhaltung der beschäftigten Mitarbeiter
das Errechnen und Abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, vermögenswirksamer Leistungen
das Erstellen der erforderlichen Meldungen ans Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger und Berufsgenossenschaft
das Errechnen und Anfordern beschlossener Sonderumlagen
die Erstellung von Wirtschaftsplänen und Abrechnungen
das Veranlassen und die Kontrolle von Heizkostenabrechnungen
die Erfassung von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser, Stromverbrauch
Kenntnis und Beachtung der einschlägigen Gesetze für Lohn- und Einkommenssteuer, Umsatzsteuer, Grundsteuer sowie der Abgabenverordnung etc.

Technische Leistungen:

die Vorbereitung und Veranlassung von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen, Angebotsspiegeln
das Nachhalten von Terminen (Angeboten, Auftragsausführung, Mängelrügen, Gewährleistungsansprüchen)
die Einweisung und Einarbeitung der Hausmeister
die Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen (Antenne, Baugesuche, etc.)
der Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen (Gebäude, Gewässerschutz, Glasbruch, Haftpflichtversicherung, Aufzug-, Heizungs-, Pumpen- und Feuerlöscher- wartung)
die Vorbereitung und Organisation von TÜV-, Brandschutz-, Blitzschutzprüfungen (Aufzug, Öltank, Tiefgaragenlüftung,Rolltor, Heizung, Feuerlöscher, etc.)
die Bearbeiten von Schlüsselbestellungen
die Meldungen von Schadensfällen bei Versicherungen (z.B. Rohrbruch, Sturmschaden) einschliesslich Veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker und Abrechnen mit Versicherung
die Vergabe und Überwachung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten einschließlich Abnahme
die Beauftragung von Sachverständigen
das Kennen und Beachten von z.B. DIN-Bestimmungen, Landesbauordnung, Druckbehälterverordung, Ortsbaumsatzung, Heizkostenverordnung, Feuerungsanlagenverordnung einschl. der Durchführungsbestimmungen

Allgemeine Verwaltung:

Erstellung der Korrespondenz mit Eigentümern
die Verhandlungen mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern, Lieferanten
die Bearbeitung von Beschwerden, Verstößen gegen die Hausordnung, etc.
das Ergreifen von Maßnahmen zur Fristwahrung oder Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft
die Beratung von Eigentümern, Hausmeistern, Interessenten, etc.
das Abschliessen von Verträgen (Wartungs-, Versicherungs-, Dienstleistungs-, Lieferverträge, etc.)
die Terminabstimmung, Saalbestellung und Erstellung von Tagesordnung und Beschlussentwürfen zur Eigentümerversammlung
das Erstellen der Beschlussniederschrift inklusive Versand an alle Eigentümer
die Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen
die Erteilen von Genehmigungen und Zustimmungen (Telefon, Veräußerung, Vermietungen, gewerbliche Nutzung)
die Ausbildung von eigenem Personal und Angestellten der Gemeinschaft (Hausmeister)
Kennen und Beachten von WEG, BGB, AGBG, HGB Erbbaurechtverordnung, Grundbuchverordnung, Zwangsversteigerungsgesetz, Konkursordnung, Nachbarschaftsrecht

„Quelle: Fachverband Wohnungsverwalter e.V., Düsseldorf“ (Inhalte leicht überarbeitet)